サポーターミーティング(2024年10月2日)

司会:水野・田丸
説明:
書記:
参加者:サポーターn名

オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。

事務連絡

最近の情報更新など

最近の事例から

Zoom

ブレイクルームにおけるチャット機能の制限
- 質問: |-
Zoomのブレイクアウトルーム機能で以下のことはできるか?
①メインルームにいる人からブレイクアウトルーム内の特定の人にチャットを送る
②ブレイクアウトルーム内でホストに送信されたチャットを他のルームのホストが閲覧する
利用目的は、
・ゲスト側参加者が直接質問できない時にホストが質問を集める
・ホストから回答できそうなホスト側参加者に質問を送る
の2つのことを参加者全員が見ることはできないように行いたい
回答: |-
サポーターの手元で実験したり、zoom公式のページを見たりした範囲では①②ともにできないものと思われる。
そこで代替案として
① Q&A機能やGoogleフォームを利用する
② ホストやホスト側参加者がすべて東京大学の構成員であれば UTokyo Slackを使ってzoom会議と別のところでやりとりする
ことで、目的と近いことができる旨を案内した。
  • メインルームのホストがブレイクアウトルーム内の全員にメッセージを配信する、もしくはブレイクアウトルームの参加者がヘルプを求める機能を使いメインルームのホストを呼び出すことは可能

UTokyo Account

短期間の離籍の場合のデータ引き継ぎについて
質問: 15日間だけ大学の籍が途切れるが、どうしても失効してしまうか
回答: https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/systems/leave/ の内容を案内
  • utelecon /leaveの内容のみを案内する対応に誤りが一部あった
  • ECCSクラウドメールについて、離籍期間が180日以内であれば基本的にはデータ類は(再度在籍したあとは)離籍前と同じ状態で利用できる。
  • ただし離籍中はアクセス不可
  • 更に、離籍期間中のメールについてはメール転送設定でカバーできる(180日以内なので)
  • 短期間の離籍の場合はほぼ元通りになることが想定されるが、他のサービスについてはそのまま再開できない場合もある
  • 2024/10/2時点の情報。今後変更の可能性あり
身分変化に伴うUTokyo Account その他サービスの変化について
質問: |-
大学院学生が9月中で修了し、10月から特任研究員として身分が変わる場合、UTokyo Accountはリセットされるか?
それとも大学院生の頃のUTokyo Accountを引き続き使用できるか?
回答: |-
UTokyo Accountは失効せず、そのまま使える。
ただし、UTASなど一部システムは、在籍期間終了と同時に利用できなくなる。
また一部のシステムは、学生か教職員か、また教職員の雇用形態などによって利用の可否や利用できる機能の範囲が異なる。
https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/systems/leave/#change
  • 在籍期間終了と同時に利用できなくなるもの:
    • UTAS
    • 人事情報MyWeb
  • UTokyo Accountは変わらずとも、その権限は身分の変化に伴い変わることに注意
UTokyo Accountの失効時期について
- 質問: 退職後何日間ECCSクラウドメールは有効なのか。
回答: 退職日以降は随時失効される可能性があるため、必要なデータ等は退職日前にバックアップを取るように案内
  • uteleconの以前の記述が不明瞭だった点が今回改められた
  • https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/systems/leave/#change
    • 「学生」が「卒業・修了」する場合:在籍期間終了日の翌月初めになってから失効する
    • 「学生」がその他の理由で、また「教職員」が離籍する場合は、在籍期間終了後随時失効する
  • 具体的な失効日は不明かつ回答できないため、前者はその月の末日まで、後者は在籍期間終了日までにバックアップなど必要な処置を例外なく済ませるようにしてください。

Microsoft 365 (Office)

Onedriveの共有設定について
- 質問: |-
Onedriveの共有設定について
1. 職員メールを普段使いしていない人に共有したが、開けないのはなぜか?
2. 共有するユーザーを追加・削除はどうすれば良いか?リンクは変わらないか?
3. 受け取りフォルダも「共有」の一種か?
4. 共有とリンクの違いは?
5. 共有しているフォルダと相手を一覧できるか?
回答: |-
レビュー。表現を微修正してGO。
1. 「選択したユーザー」に共有し、職員メールで相手を指定した場合は、UTokyo Accountでログインすればアクセスできるはず。
2. 「アクセス許可の管理」から。リンクは変わらない。
3. yes
4. 共有リンクにアクセスしてアクセス権が付与された状態が「共有」
5. 自分が共有したフォルダは一覧できるが、相手は一覧できない
  • 1について、OneDriveは共有方法(共有先をどうするか)によってリンクの種類が変更される
  • 共有方法を間違えると、リンクを開くのに問題が生じるので、単純な使いまわしができないことに注意

その他

Macから接続しているはずの内部ネットワークに接続できない
質問: UTokyo Portal内の学内限定サイトに医科研内のネットワークからログインできなくなった'
回答: |-
iCloud+のプライベートリレーの可能性が急浮上したため、それを主軸に文案作成。
A. bgp.toolsの調査結果についての確認
B. PCの設定やネットワーク接続に関して(iCloud+のプライベートリレー)
C. UTokyo Wi-Fiを使用すると接続できるか
  • 公式: https://support.apple.com/ja-jp/guide/mac-help/mchlecadabe0/15.0/mac/15.0
  • Appleが提供するインターネットプライバシーサービス。
  • VPNを利用していないと利用者が思っていても、結果的にIPアドレスやトラッキングが難しくなり問題が発生する可能性あり
    「IPアドレスのトラッキングを制限」のオフで解決する場合がある
送る側が匿名の形でファイルを要求するには
- 質問: |-
Onedriveで受取フォルダを作成し、ファイル提出を要求したが、匿名で提出いただきたい書類も、氏名が表示されてしまった。
Onedriveでファイル提出を要求する際、匿名で提出するには、どうしたらよいか
回答: |-
OneDriveでファイル提出を要求する際、匿名で提出することはできない。これはOneDriveでファイル要求をすると、全てのファイルに個人が紐付けられるという仕様があるため。
Microsoftフォームも同様の仕様。
また、Googleフォームでも匿名で提出することはできない。これはファイルアップロード時にはGoogleアカウントでのログインが要求されるため。

代替手段として、教育用計算機システム(ECCS)のWebDAVシステムを用いると、匿名で提出することができる。
ただし、教育用計算機システムは教育・研究活動が利用範囲とされているので、
今回のご利用目的がこれに含まれるかを、以下のECCS利用規則(特に第6条)を参照に自身での判断が必要。
https://www-old.ecc.u-tokyo.ac.jp/rule.html

公開日
更新日
編集者
Mizuno Yusuke