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サポーターミーティング(2020年7月14日)

司会：中條
説明：中條
書記：金子
参加者：サポーターn名

オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。

事務連絡

Googleドキュメント

最近の情報更新など

Zoom

Webex

  • WBS 40.7の新機能
    • 挙手したミーティング参加者を簡単に確認することができるようになったほか、Windows版でもぼかし背景が適用できるようになった。
    • なお、7/14現在ではまだ日本語版はリリースされていない。

ITC-LMS

  • ITC-LMS 改善のための調査

    利用者の皆様に改善希望、機能の要望について広くご意見を本アンケートにて収集し、今後の機能改善・追加の検討をさせて頂ければと考えております。

最近の事例から

Zoom

UTokyo Zoomのアクティベートについて

UTokyo Zoomのアクティベートができない
学会のために東大のzoomアカウントを作成したいが、zoomからのアクティベートメールが見つからない
=>相談者の方の状況を確認すると、メールの転送設定をしていたのでECCSクラウドメールが使えると思っていたが、UTokyo Account 利用者メニュー( https://utacm.adm.u-tokyo.ac.jp/webmtn/LoginServlet )から確認してもらうと、任意@g.eccは設定されていたが、パスワードは設定されていなかった（もしくは忘れていた？確認していないので不明）ので、パスワードの設定をご案内した。
その後、パスワードの変更が反映される毎時0分（今回は10時）以降に確認してもらうと、ECCSクラウドメールにログインしてもらうことができ、ECCSクラウドメールの中からzoomからのアクティベートメールが見つかったが、3月のものだったので、uteleconの「大学のzoomアカウントの作り方」( https://utelecon.github.io/zoom/create_account )を案内した。
そして、届いたメールに「Consolidate into Account」のボタンがあり、それをクリックすると、「グーグルでサインイン」または「パスワードでサインアップ」が出てきて、「パスワードでサインアップ」を押せばよいと案内した。
すると、zoomのアカウントが作成できたという報告があった。
また、念のため時間を置いてLicensed かどうかは確認してもらう旨を伝えた。
UTokyo Zoomのアクティベートのエラー
東大の構成員の方で、新しいzoomのアカウントを作ろうとし、共通ID数字10桁@g.ecc.u-tokyo.ac.jp のほうで 無料サインアップ https://zoom.us/signup にメールを送信した。しかし、送られてきたメールのリンクを開くと、「エラー アカウントが存在しません：{0} (2,001)」 という表示になる。どうすればいいか。
=> これまでの事例から、inquiriesに案内をした。また、ECCSクラウドメールのエイリアスについて説明をした。
UTokyo Zoomのアカウントが作成できない
大学のZoomアカウントを作ろうとしたところ、「アカウントの作り方」ページ記載のアクティベートを促すメールが届かず、代わりに「Zoomアカウントのサインアップアシスタント」というメールが届く。そのメールに含まれていた「サインイン」ボタンを押すと、アカウント入力画面になる。その画面で「10桁@g.ecc.u-tokyo.ac.jp」を入れたが、パスワードが分からないので「パスワードを忘れた」を押すと、「ZOOMのパスワードリセット確認」のメールが届くが、そこには「パスワードのリセットを試行されましたが、このメールアドレスに関連付けられたアカウントが存在しません。 Zoomアカウントのサインアップをご希望の場合は、以下のボタンをクリックしてサインアップしてください。」と書かれていて、その下に「サインアップに移動」ボタンがあった。「サインアップページに移動」をクリックすると，「サインイン」に戻る。
=>同時勤務の方の実験によると、「サインアップアシスタント」はアカウントが存在する状態でサインアップを試みた場合に届くようで、その時は質問者の方が既にアカウントを作ったと考えたのですが、一方でパスワードリセットを試みるとアカウントが存在しない、と表示されて、アカウントが存在するかどうかすら分からない状況になってしまったので、inquiriesを案内しました。

【アカウントの作り方】
https://utelecon.github.io/zoom/create_account

【質問者に届いた「サインアップアシスタント」のメールはおそらく以下のもの】
https://world-wingstar.jp/images/zoom-1.pdf

  • 原因不明。「エラー アカウントが存在しません：{0} (2,001)」と関係があるかも。

UTokyo Zoomのライセンスについて

UTokyo Zoomのライセンスの変更に伴う、ウェビナーの開催について
8/1 よりzoom のライセンスが変わるが、それに伴ってもとより設定していたwebinarの開催はできなくなるか
=>その通りで、8/1 以降は無効になると考えられる。Webexを使うか、ライセンスを購入するか、と案内した。
購入の場合は、inquires に問い合わせてみることを案内した。
  • Googleグループで関係する教員が回答している（ https://groups.google.com/a/g.ecc.u-tokyo.ac.jp/g/utelecon-questions-group/c/jctoWxB1hW8 ）。
  • UTokyo Zoomに対して、webinarのライセンスを購入することはできるのか。
    • UTokyo Zoomに対してwebinarを個人や部局で付加（上乗せ）することはできない。授業利用で必要な場合はinquiriesへ相談。シンポジウムなどの用途であれば（上乗せではなく）UTokyo Zoomとは別に契約していただくことになる。
      => 参考：今後のウェブ会議システムの提供について「授業以外で、大学が提供するライセンスで可能な接続数を超える会議を開く場合は, 個別にライセンスをご購入ください。（大学で管理はしません。）」
  • webinarのライセンスを別のZoomアカウントで購入した場合でも、代替ホストの設定には「ミーティングを設定したユーザ」と代替ホストの双方にwebinarのライセンスが必要である（代替ホスト）ため、同一のURLを利用することは困難だと思われます。
Zoomの制限時間について
zoomの制限時間はあるか？
=>以下のリンクを根拠に24時間まで開催できると回答した。
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/202460676-%E7%A7%81%E3%81%AE%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AF%E3%82%BF%E3%82%A4%E3%83%A0%E3%82%A2%E3%82%A6%E3%83%88%E3%81%97%E3%81%BE%E3%81%99%E3%81%8B-
Zoomの利用範囲について
100人規模の学会を開けるか？
=>以下のリンクを根拠に、100人なら大丈夫でかつ300人までなら大丈夫と回答した。
https://utelecon.github.io/notice/webmeetingaccount

ブレイクアウトルームについて

共同ホストのブレイクアウトセッションの移動について
ホストを教員から委譲されたクラスサポーターが教員を共同ホストに指定した状態で、zoomのブレイクアウトセッションを開いて教員を適当なルームに割り振ったところ、教員は一度メインセッションに戻らないと、別のブレイクアウトルームに移動できないという。スムーズに移動できないのか。
=> zoomの画面下のバーから「ブレイクアウトルーム」のアイコンを押して、出てくるメニューから移動先のルームを選択することで、メインセッションに戻らなくとも直接別のルームに移動できます。zoomの画面幅が狭い場合は、右端の「詳細」を押すと「ブレイクアウトルーム」のメニューが出現します。また、ルームに入ってから「ブレイクアウトルーム」のアイコンが出現するまでには十数秒のタイムラグがあります。
共同ホストがブレイクアウトに参加できない
授業中にブレイクアウトセッションの作成を、教員からホスト権限を得たクラスサポーターによる操作で行う際、教員を「共同ホスト」にしていると、ブレイクアウトセッションを開始しても、教員のPCに「ブレイクアウトセッション」のボタンが表示されないそうで、自由にブレイクアウトルームを行き来できない。教員がホストであった時はブレイクアウトセッションのボタンがあり、別人にホスト権限を移譲したのち消えた。教員が共同ホストになったのちもそれは戻らず、詳細にも見つからなかった。
https://utelecon.github.io/zoom/how/faculty_members/breakout#各セッションの様子を個別に見る
にはできると書いてあるが、なぜか。
=> 一次情報ではないが、できそうな理由として今年5月の記事 https://note.com/namakemono_info/n/n692b92e3287c を紹介。
ウィンドウサイズが小さいと、ブレイクアウトセッションのボタンが「詳細」の中に隠れてしまう可能性と、共同ホストとなった状態でブレイクアウトセッションに割り当てられないとボタンが出てこない可能性を提示。
  • 一度招待されたブレイクアウトルームに参加した後でないと、共同ホストがブレイクアウトルームを移動することはできない。また、ブレイクアウトセッションのアイコンも表示されない。（参考: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206476313-Managing-Video-Breakout-Rooms ）
  • ミーティング開始前から設定している共同ホストであれば、ミーティング開始後にホストが参加者欄から一度共同ホストの取り下げ、再度共同ホストとすることで解決するという報告もある。
  • 共同ホストとブレイクアウトセッションについて、以下の挙動が報告されています。

    共同ホストの状態で「ブレイクアウトセッション」ボタンが表示される条件（ソースは個人の経験）

    • ホストがブレイクアウトセッションを開始している&&自分がどこかの部屋に割り当てられている。
    • 自分がメインルームにいるとき→ホストが指定した部屋 or 最後に入った部屋に入ることができる。
    • 自分が小部屋にいるとき→任意の部屋に入ることができる。

Zoomその他

ホストの設定について
10名程度のスタッフをホストに設定することはできるか。
=>helpチャンネル、及び https://support.zoom.us/hc/ja/articles/115005759423-Managing-participants-in-a-meeting などを参考に、「ホストは1名であること」「ホストに近い役割として共同ホストを上限なしでせっていできること」をご案内した。
複数の会議の同時進行について
複数の議題が同時進行するような会議はどのように設定すればよいか。
=>ブレイクアウトルームの活用、もしくは別の人にホストをお願いして別のミーティングを立てるといった解決法が考えられたが、行き来を自由にしたいとのことだったので、（共同）ホストでない限り自由な移動ができないブレイクアウトルームではなく、別のミーティングルームの設定をご案内した。
  • 学会におけるオンライン会議システムの活用のような場合は、サポーターで回答をするだけでなく、QAフォーラムに案内することも有効です。
  • helpチャンネル他で、いくつかの実践例が共有されています。
質問の受け方について
質問の受け付け方について。挙手が分かりにくい一方で拍手や賛成があるが、これらを使うのはどうか。またそもそも挙手はどこか。
=>helpチャンネルで拍手や賛成はすぐ消える報告があり、やはり挙手が確実である旨をご案内した。タブの場所については参加者→手を挙げるにあること、及び（共同）ホストは挙手が出来ないことも併せてご案内した。
Zoomの出席確認の方法について
出席確認に有効な方法はあるか。参加者のスクリーンショットはfn+prtscなどで撮るのか。
=>一次ソースとして https://utelecon.github.io/zoom/how/faculty_members/attendance をご案内したが、重複排除などの情報がなく、これらの情報があったWebページとして、一次ソースではないが、 https://zoom.les.cmc.osaka-u.ac.jp/2020/05/01/zoom%E3%81%A7%E5%AD%A6%E7%94%9F%E3%81%AE%E5%87%BA%E5%B8%AD%E3%82%92%E7%A2%BA%E8%AA%8D%E3%81%99%E3%82%8B/ も併せてご案内した。
また、チャットログの保存や、fn+prtsc、及びWin+Shift+sでのスクリーンショットがあることもお伝えした。
Zoomのログの保存について
ログの保存はどうやったらできるか。
=>事前設定により自動保存可能。https://support.zoom.us/hc/ja/articles/115004792763-%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E5%86%85%E3%83%81%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%88%E3%82%92%E4%BF%9D%E5%AD%98%E3%81%99%E3%82%8B をご案内した。
同一URLを複数日に使う方法について
・事前にZoomの接続テストを行いたい。その際、接続テストの招待ＵＲＬと当日の招待ＵＲＬを同一のものにする方法はあるか。
=> Zoomのミーティングを作成する際に、「定期ミーティング」という設定項目があり、チェックを入れると同一のURLで複数回ミーティングを開催することができる。
その中にいくつか設定項目があるが、今回は「定期ミーティング」の中の「固定時刻なし」のオプションが適切と判断し案内した。固定時刻なしにすると、同一のURLを用いて任意の時刻にミーティングを開催できる。

・テスト接続と本番のURLを同一にし、日時設定しないことについてどのような問題が生じるか。
=> 基本的に問題ないと考えられる。想定される問題を挙げると、URLを知っている限り主催者の意図しないタイミングで会議室に入室可能となる点が挙げられる。この点は、以下の設定により防止できることを伝えた。
・「ホスト前の参加を有効にする」を有効に"しない" -> ホスト以外の参加者が想定しない時刻にURLを利用しても会議は始まらない。
・学会が終了次第速やかに会議室を削除する。削除はZoomウェブサイトのミーティング内で当該会議室の名前の横にある削除ボタンをクリックすることで行える。
「ホスト前の参加を有効にする」の設定に関しては、無効にするとホストが入るまで会議が開始できず不便である場面もあるため、利用方法に合わせて有効にするかどうか検討してもらうよう案内した。

Zoomの録画の方法
UTokyo Zoomにおける録画の方法と、その確認方法を知りたい。
=>クラウド録画とローカルに録画する方法があることを案内した。まずはそれぞれのURLをご案内しご確認いただいた。ホスト以外の録画の方法についても問い合わせがあり、ローカル録画のURLにある参加者に記録権限を割り当てる方法をご案内した。
—クラウド録画に録画する方法—
https://utelecon.github.io/zoom/how/faculty_members/recording_cloud.html
—ローカルに録画する方法—
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/201362473-%E3%83%AD%E3%83%BC%E3%82%AB%E3%83%AB%E8%A8%98%E9%8C%B2

また、自動レコーディングの設定がされているとのことだったため、zoomの設定を参照すると、自動でレコーディングする設定やどこに保存されるか等確認することが出来ることを伝えた。
—自動記録の—
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/202921119-%E8%87%AA%E5%8B%95%E8%A8%98%E9%8C%B2%E3%81%AE

  • 自動記録については、英語版が詳しい。
  • 自動記録の設定を変更した場合も、パーソナルミーティングIDや既に設定してあるミーティングには適用されない。

Webex

utelecon Webexのアカウントの招待がこない
Webex Meetings のエンド・エンド間暗号化を用いた会議が開けるアカウントの申請を行ったが，まだメールが届いていない．数日程度かかるとありますが，何日程度でメールが届くのか。
=> すでに3日経っており、メールボックスを確認するなどの一般的な対応をしてもメールが届いていないとのことだったので，再度申請した上でinquiries に連絡をお願いした．
Webexの招待メールの発行日数について
Webexのアカウント作成の申し込みからアカウント発行までの日数はどれくらいか。
=>数時間から数日で登録メールが届きます。システム担当者が手動で行っている作業があるため、発行までの時間にはばらつきがあることを伝えた。
  • まずは、ECCSクラウドメールに届くこと、迷惑メールを確認すること、などの一般的なことを確認してください。
  • その上で、必要に応じて再度申請の上、inquriesを案内してください。
Webexの通常アカウントでもE2E暗号化の会議に参加できるか
Webexで通常アカウントのみの場合，エンド・エンド暗号化会議に招待された場合にはそれに参加できるのでしょうか？
=>招待された場合には，アカウントの有無にかかわらず会議に参加できるはず。ただし，主催者が入室者の制限をかけていない（アカウントの要求をオンにしていない）場合に限る。
  • uteleconのwebexアカウントは、E2E暗号化の会議室を作成するために必要ですが、参加には必要ありません。
Webexのアカウント作成の申し込みフォームにアクセスできない
Webexのアカウント作成の申し込みフォームにアクセスできない。
=>フォームにアクセスするためには、メールアドレス欄に「10桁ID@utac.u-tokyo.ac.jp」を入力する必要があります。(質問者の方はこれを知らなかったとのことです。)
  • フォームへのアクセスには、UTokyo Microsoft Licenseが必要です。10桁ID@utac.u-tokyo.ac.jp を入力した場合でも、UTokyo Microsoft Licenseへの登録が済んでいないと、アクセスができません。
webex meetingで動画をコンテンツ共有する際に音声が共有されない
Webex Meetingの会議において、動画を共有する際に音声が共有されない。Webexのヘルプ（ https://help.webex.com/en-us/5ddww5/Share-Content-in-Cisco-Webex-Meetings-and-Cisco-Webex-Events ）に従って、「モーションとビデオの最適化」および「コンピュータの音声を共有」を選択するように、以前相談した際に回答されたが、そのメニューが存在しない。
=>原因がわからなかった。Webexのバージョンを確認したところ、バージョンが表示できず、IEのバージョンが表示されるとのことだったため、ブラウザから参加されている可能性を考えた。
  • 原因不明です。
Webex meetingにおける主催者の扱いについて
Webex meetingにて、複数の主催者を設定し、参加者の音声ON/OFFの管理をさせたい。
=> 主催者は1人のみであることをお伝えし、参加者の音声の管理を行う方を主催者に、会議の進行を行う方をプレゼンタに設定していただく方法を提案した。
参加者の音声の管理については以下のページをご案内した。
https://help.webex.com/ja-jp/n94aj5j/Mute-or-Unmute-in-Cisco-Webex-Meetings-Suite
Webex meetingにおける、プレゼンターの事前割り振りについて
Webex meetingにて、順番の決まった6名の参加者に事前にプレゼンターの割り振り設定を行えるか。200名の参加者の中からその場で探すことが難しい。
=>おそらくできないと伝えた。その上で、参加者の名前を発表順に「1_名前」などと変更することで、検索を容易にすることを提案した。
  • Webexには、「主催者」「プレゼンター」「パネリスト」（eventsとtraningだけ）「参加者」という4つの役割があります。

    プレゼンターとして指名された人のみがアプリケーション/デスクトップの画面表示やプレゼンテーションを共有できます。ミーティングまたはセッション主催者は、通常ミーティング中はプレゼンターです。（ https://help.webex.com/ja-jp/WBX1800/How-Do-I-Pass-the-Presenter-Role-to-an-Attendee-or-Participant ）

  • プレゼンターの変更は「ボール」をドラッグすることでも可能です。
Webexにおける参加者リストのダウンロードについて
Webex meetingにて、参加者にはハンドルネームで参加してもらうが、事後的にハンドルネームとメールアドレスを対応させることはできるか
=>「マイ Webex レポート」から、参加者リストをダウンロードすることを案内した。（ https://help.webex.com/ja-jp/47hkcw/View-My-Webex-Reports-on-Your-Cisco-Webex-Site ）
また、様々なレポートの出力方法があり、それぞれで出力される情報が異なるため、一度事前にお試しいただくことを勧めた。
Webexにおける参加者の追い出しと、再参加を防ぐ方法
Webex Meetingから悪意ある参加者を追い出し、再参加させない方法
=>参加者を退出させた後、ミーティングをロックすることにより、退出させた参加者が再参加できなくなります。
（パーソナル会議室の場合）ロックした場合、遅刻した参加者を招き入れるには、主催者が入室許可を出す必要があります。
（標準のミーティングスケジュールの場合）ロックした場合、ロック解除しない限り遅刻した参加者は参加できません。

* [ロック方法]( https://help.webex.com/ja-jp/vjfafi/Lock-or-Unlock-Your-Cisco-Webex-Personal-Room )
* [参加待ちの人に入室許可を出す]( https://help.webex.com/ja-jp/kcmxs6/Let-Someone-into-Your-Cisco-Webex-Personal-Room )
* [退室させる方法]( https://help.webex.com/ja-jp/WBX30745/How-Do-I-Expel-a-Meeting-Participant )

Webexでパスワードを忘れた
utelecon Webexを使っていたが、パスワードを忘れた。サインイン画面で「パスワードを忘れた」をクリックしたが、6桁の確認コードがメールで送られてくるはずが、送られてこない。
=> メールアドレスの入力ミスや、メールが迷惑メールに届いているという可能性を提示したが、当てはまらなかった。大学アカウントのログイン画面からでないとパスワードリセットが不可能であるため、 https://utelecon.webex.com/ を開き、右上の「サインイン」から再びパスワードリセットを行ってもらったが、解決しなかった。原因を突き止めることができず、メールによるサポートを案内した。

Microsoft 365 (Office)

OneDriveの容量制限について
OneDriveで学外共有する際の容量上限はどれぐらいか。また、容量を拡大することができるか。
=>OneDriveの上限は1TBで拡大は不可能、大量のファイルを共有するつもりならGoogleDriveを使用することを勧めた。

その他

チャットサポートの利用範囲について
UTokyo WiFi以外の学外からでもチャットサポートは使用可能か。
=>可能です。
公開日
更新日
編集者
Akira Takeuchi