サポーターミーティング(2020年12月9日)

司会:中條
説明:中條
書記:竹内
参加者:サポーターn名

オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。

最近の情報更新など

最近の事例から

Zoom

大規模ミーティングを実施する際の設定について
500名のZoom会議を申し込み、許可された。500名の会議室予約の際に特別な操作は必要か。
=>特に思い当たる問題はなかったので,特にないと答えた。また,500名の会議が開けるか確認する方法を聞かれたので,Zoomのプロフィール画面のライセンスの欄を確認するように伝え,無事「500参加者」と表示されていることがわかった。
  • 本当に301人以上入れるか確認することは難しい(試験などクリティカルな場合は予行を行うと良いかもしれない)。
  • ユーザーに付いているライセンスそのものが変わるので、大規模ライセンスが付いている間は、そのユーザーが主催したすべてのミーティングが500人上限になります。
パスワードを忘れた
Zoomのパスワードを忘れてしまったので、再設定したい。
=> 以下のURLを参考にパスワードリセットの方法を案内した。
https://utelecon.github.io/faq/#q-%E3%83%91%E3%82%B9%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%83%89%E3%81%8C%E3%82%8F%E3%81%8B%E3%82%89%E3%81%AA%E3%81%84
Zoomのサインアップで不明な選択肢がでた①
Zoomのアカウント作成中に、「アカウントに参加」「メールアドレスの変更」のどちらかの選択を求められたが、スキップしてしまった。
=>アカウント作成作業が完了していないのであれば、最初からアカウント作成をやり直すことで正しくアカウントを作成できる可能性があるとお伝えしたところ、「やり直しました。」と応答がありました。

うまく作成できたか確認したいとのことでしたので、まず
https://zoom.us/profile
にアクセスしていただくようにお願いしたところ、メールアドレスが「文字列@g.ecc」になっていたと応答がありました。
一旦サインアウトしていただいて、「10桁@g.ecc」でサインインを試行していただいたのですが、サインインできなかったようなので、アカウントが作成できていなかったと判断して https://zoom.us/signin から10桁@g.eccを用いてアカウントを作成するように案内しました。

その際、First name, Last name, Passwordの入力を求められたとのことでしたので、「氏名はZoomの表示名となるので、特に事情が無ければご自身の氏名を入力していただくこと」「パスワードはZoom専用のパスワードを設定できること」をお伝えしました。

  • https://utelecon.github.io/zoom/#zoomアカウントの作成にも「その後いくつか意味不明の指示や質問をされることがあり, 質問も状況によって異なる場合がありますが, 以下のように答えてください」として書かれている。
  • 「アカウントに参加」とは、「アカウント」=東京大学の組織としてのZoom="UTokyo Zoom"のユーザーを作成するかどうか、ということ。
Zoomのサインアップで不明な選択肢がでた②
Zoomのサインアップ時に氏名とパスワードを入力すると、Are you signing up on behalf of a primary or secondary (K-12) institution?という質問が出た
=>utelecon( https://utelecon.github.io/zoom/ )に記載がない謎質問でしたが、uteleconに「大学の代わりに(=behalf of?)サインアップ」は「いいえ」と答えるべきと記述があり、またsecondary institutionは大学を含まないと考えられたので、Noを選択していただきました。(回答後にK-12は高校までの教育を指す用語であるという情報を見つけました)

その次にname@domain.comという空欄が3つ出たとのことでしたが、それは招待用の画面なのでスキップしていただいた。

  • こっちは初めての事例?
  • 以前は大学も含んだダイアログだったと思うのですが、仕様が変わったのかもしれません。
  • (余談ですが)#helpで、K-12の学校における生徒の認証方法について情報提供がありました。(https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360053351051-External-authentication-for-K-12-schools
    • 16歳未満はZoomのアカウントを作成することができません。
    • 関連して、サインアップ時に16歳未満の生年月日を設定すると、cookieに保存され、以後サインアップができなくなる事象が報告されています。
      • その場合はcookieを削除するか、シークレットウィンドウでの操作を案内してください。
ミーティングの設定はライセンス付与を待つ必要があるか
アカウントが作成できたが、ライセンスが付与されてからミーティングを設定できるようになるのか。
=>投票などのライセンスが必要な機能は、ライセンスが付与されてから使用可能になると思われます(確実な根拠は示せませんでしたが、ライセンスが無いのに要ライセンスの機能が使えるとは考えられないので、「思われます」との表現にしておきました)。お急ぎでなければ、10分~1時間後に再度プロフィール画面にアクセスして、ライセンスが付いていることを確認(下記リンク先の動画参照)してから、ミーティングを設定されることをお勧めいたします。

(情報基盤センター田浦先生作成の説明動画)
https://www.youtube.com/watch?v=ZdZH9_isFjA&t=118s

  • ライセンスが付与される前に設定した会議室を、ライセンス付与後に開始した場合、ライセンスが必要な機能は有効化されるのでしょうか?
    • 一般的なZoomの設定の挙動から推測すると、使えない気がします。
Automatically record meetingとは何か
Automatically record meetingはどのようなものでしょうか。長時間のミーティングを行うが、すべてのレコーディングを自動でできるか。
=>自動でミーティングを録画する機能です。録画容量は大学全体で十分あるため、長時間の講義でも録画できます。ヘルプにも記載がある通り、自動録画をするためには、ホスト(会議を設定された方)がPCにインストールしたデスクトップアプリから参加する必要があります、と回答してしまいましたが、ヘルプを再度確認したところ、デスクトップアプリが必須なのはローカル録画の場合で、クラウド録画の場合は必ずしも必要ではありませんでした。

●自動記録の公式ヘルプ(日本語)
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/202921119-Automatic-Recording

●自動記録の公式ヘルプ(英語)
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/202921119-Automatic-Recording

  • 上記のヘルプにも書いてありますが、自動録画は設定画面からローカル録画かクラウド録画かを設定可能です。
  • Zoomの設定全般に言えますが、ユーザー全体の設定(そのユーザーが設定したすべてのミーティングに適用される)とミーティング個別の設定があるので、案内する場合に注意しましょう。
Zoomのデスクトップアプリとは何か
Zoomのデスクトップアプリとは何か。今使っているPCは自由にソフトをインストールできないが、手動で録画すれば問題ないか。
=>Zoomミーティングに参加するためのアプリです。 https://utelecon.github.io/zoom/install の手順に従うと入手できます。
アプリをインストールできずブラウザから参加した場合でも、手動で録画できます。
下記リンク先をご参照ください。

●Zoom web client
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/214629443-Zoom-web-client#h_53b0e398-f4dc-4493-8a3f-377eb149ba17

Cloud recordingとは何か
Cloud recordingとはどこに保存されるのか。
=>「Zoom社が管理するコンピューターに保存される」ということです。
録画へのアクセス方法は、以下のリンク先をご参照ください。
https://utelecon.github.io/zoom/how/faculty_members/recording_cloud

クラウド録画に関する主な公式ヘルプは以下になります。必要に応じてご参照ください。

●クラウド録画の設定と開始について
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/203741855-%E3%82%AF%E3%83%A9%E3%82%A6%E3%83%89%E9%8C%B2%E7%94%BB

●録画データへのアクセスと管理について
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/205347605

10桁IDでサインアップすると、すでに登録済みだとメールが来る
Zoomの設定について、
uteleconの手順通りに進むと、「最近、登録済みで有効化されているメールを使用して、サインアップページにアクセスされました。 サインインするには、下のボタンをクリックしてください。」 というメッセージが届いた。
以前に設定をした個人のユーザは残して、新たにサインアップをしたい。
=>
以下の二つの操作を試していただいたが、同じメールが届いたとのことだった。

・現在個人アカウントを使用されているとのことだったので、個人アカウントからサインアウトしてからUTokyo Zoomのアカウントを作成する操作をしていただいた。
・デスクトップアプリからされていたようだったので、ブラウザからも個人アカウントサインアウトから共通ID10桁のアカウントのサインアップを試していただいた。

そこで下記2点を確認した。

1. 過去に共通ID10桁を用いたアカウントを作成したことがあるか
2. 3月下旬頃、Zoomのアクティベーションメールが届いたことがあるか(現在そのメールにて操作することはできないため、届いたかどうか確認していただけたらと思います。)

すると、

1. アカウントが作成できているはわからないが、同様の操作を試したことがある
2. 3月のzoomのメールは受け取っているが、その後操作はしていない。

とのことだった。
そこで、解決する保証はないという前置きをした上で、
「最近、登録済みで有効化されているメールを使用して、サインアップページにアクセスされました。 サインインするには、下のボタンをクリックしてください。」というメッセージのメールでサインインページにアクセスしていただいて、パスワードリセットを行っていただくよう案内した。
その後、正しくサインアップできたことを確認した。

  • ユーザを残したい理由がこれまでに設定をした「ミーティング会議室」を残すことであれば、メールアドレスの変更でも対応できます。Zoom のサインインメールアドレスの変更について | utelecon.github.io このケースでは 10桁の共通ID@g.ecc.u-tokyo.ac.jp のアカウントが既に存在するので、単純なメールアドレス変更ではできません。
  • (ちなみに)このケースはおそらく異なりますが、任意@g.eccのメールアドレスで作成されたZoomアカウントについては、今後廃止されるとのことなので、残したまま使い続けることは避ける(その際、設定したミーティングを残したいのであればサインイン用メールアドレスを変更する)よう案内した方が良いでしょう。
Zoomミーティングに時間制限があるか
  • LicensedなUTokyo Zoomのユーザは「PRO」ユーザと同じ扱いですが、LicensedでないUTokyo Zoomはベーシックユーザの扱いです。
  • ミーティングの時間制限については次のページにまとまっています。私のミーティングはタイムアウトしますか? – Zoom ヘルプセンター
    • ホスト(ミーティングを設定したユーザ)がlicensed なユーザの場合、基本的には無制限(正確には24 30時間)ですが、参加者が一度入室したのちに、ホスト一人のみを残して退出した場合のみ、その後40分経つとミーティングが終了します。
      • 以前24時間から延長されて30時間になりました(が、ヘルプの日本語版が更新されていないようです)。
    • あまりにややこしいので、必ずしも案内する必要はないかもしれません。

Webex

Webexで共同主催者を設定したい
Webexで共同主催者を設定したいが選択できない
=>サイト管理者用の「共同主催者を使用可能にする」ヘルプページ( https://help.webex.com/ja-jp/z6i2j4/Configure-Meeting-Options-for-Your-Webex-Site#WebEx_TK_A32136CC_00 )を見て、サイト管理画面にログインできないので設定もできないと思われていたようだった。今はミーティングをスケジュールする画面を開いているとのことでしたので、一般ユーザー用の「共同主催者を追加する」ヘルプページ( https://help.webex.com/ja-jp/n1bqkbv/Add-Cohosts-for-Webex-Meetings )を案内し、どの手順まで進めるか確認していただいた。
このページの手順4「特定の出席者を 共同主催者 として指名するには、 を選択して、 この出席者を共同主催者にします。」と書いてある部分で、何を選択すれば良いか分からないと尋ねられましたので、実際の画面を見ながら「人のマークにチェックマークがついたアイコンをクリックする」と補足説明をしました(広告ブロックのような機能を有効にしているとヘルプページが正しく画像つきで表示されないかもしれませんが、それはそれとして日本語版ヘルプの画像は英語版と異なるので不正確かもしれません)。
続いて、そのアイコンが表示されずメールアドレス(任意設定@g.ecc)だけしか表示されないと言われましたので、原因を探りましたが時間内に公式のソースを見つけることができず、「共同主催者に指定する相手にも大学(同じサイト)のWebexアカウントが必要である と思われる 」と申し上げた(参考 https://confluence.uconn.edu/ikb/communication-and-collaboration/webex-video-conferencing/scheduling-webex-meetings )。
その後、無事に解決したと連絡があった。
  • Zoomと異なり、Webexでは共同主催者を事前に設定できます!
    • 今回の事例のように明確に個人を指定することもできますし、同じサイトからミーティングにアクセスしたユーザ全員、あるいは最初に参加した一名に共同主催者を付与する設定もできます。
  • Zoomでは「代替ホスト」と「共同ホスト」の二つの機能がありますが、Webexにおける「共同主催者」はこれを統合したような役割です。
  • 従来はWebexでは「代替主催者」と呼ばれていましたが、WBS 40.9から名称と役割が変更になりました。
  • 共同主催者のできるタスクや設定方法はWebex Meetings の共同主催者を追加する
    を確認してください。

ECCSクラウドメール (G Suite)

パスワードを忘れた
ECCSクラウドメールのパスワードを忘れた。
=>UTokyo Account利用者メニューから変更できると伝え、 https://www.ecc.u-tokyo.ac.jp/announcement/2020/05/07_3163.html を案内した。
  • パスワードを設定してから反映されるまで、最長1時間ほどかかることに注意が必要です。

Microsoft 365 (Office)

Microsoft 365の申請ができない
UTokyo Microsoft LicenseでOffice 365を使いたいが,別機関所属の連携教員のため,UTokyo利用者メニューにライセンス申請のメニューがない。どうしたらよいか。
=>コモンサポーター では対応できないと考えたので,情報システム本部への問い合わせを勧めた。
少しUTokyo Accountについて調べてみると,「UTokyo Account は大学が組織的に受入し管理されている構成員に付与」されるが,「UTokyo Account で利用可能なサービスは利用者の身分・所属等により異な」るという記載が東京大学のUTokyo Accountのページにあった。また,Office 365は「東京大学の学生および雇用されている教職員は申請により」使えるようになるという記載もあった。

その他

直接話をしたい
「直接お話はできないのでしょうか。」
=> チャットでの対応のみとなっているとお伝えした。

Zoomヘルプセンターの新しい記事を通知する方法

サインインした状態でZoomヘルプセンターにアクセスし、トピックごとの記事一覧ページ(たとえば https://support.zoom.us/hc/ja/sections/200305583 )の右上の「フォローする」(または“Follow”)を押すと、その言語のそのトピックの新しい記事について通知が送られるよう設定することができます。(トピックごと・言語ごと個別にしか設定できないのが難点ですが)活用してみてください。

公開日
更新日
編集者
R. KANEKO