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サポーターミーティング(2021年4月14日)

司会：中條
説明：中條
書記：金子
参加者：サポーター20名＋教職員

オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。

事務連絡

Googleドキュメント

最近の情報更新など

最近の事例から

Zoom

Zoomの使い方が分からない
教職員のものだがzoomの新しいサインイン方法とミーティングの作り方、前のアカウントからの引継ぎ方がわからない。
=>新しいサインイン方法とミーティングの作り方を案内した。ただし以前のアカウントは共通ID１０桁@g.ecc.u-tokyo.ac.jpだったとのことで、以前のデータは引き継がれているはずなのに新しいサインイン方法でも確認できていないとのことだった。対応時間をすでにすぎていたため、もう一度 https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/change2021s/zoom なども確認していただいて、それでも引き継ぎができていない場合は改めてサポート窓口に来ていただくようにお願いしました。
=> 再度窓口にいらっしゃったので、下記の対応をしました。
- 学生の立場で、先生が設定されたZoomのミーティングに入れるかどうか確認してほしい→入れました。
- 録画の共有方法を知りたい→Zoomにサインインして、録画一覧から「共有」をクリックすると、共有リンクを取得できます。
- ブレイクアウトルームの使用方法を説明。
対応に当たり、ミーティングの最中にホストが使用する機能（ブレイクアウトルーム）の説明を依頼されたので、別端末から相談者のZoomに入ったのですが、問題なかったでしょうか…？
  • ご自身がよければ相談者のZoomに入っていただいても大丈夫です。
  • 勿論、サポート対象外ですと拒否しても大丈夫です。無理のない範囲でご対応ください。
「無効なアドレスです」と表示される
Zoomミーティングに参加するURLを開いても「無効なアドレスです」と表示され参加できない。
=>現在開催中のオンライン授業ではなく、確認のため事前アクセスした（許可あり）。他のZoomミーティングでも同様の表示で入れなかった。ITC-LMSに記載されたUTokyo Zoom限定のZoomミーティングに入れるか試しても同様。ブラウザの画面で「ミーティングを起動」という青いボタンのあるページまでは到達する。
=>https://support.zoom.us/hc/ja/articles/201362233 の手順に従って、Zoomクライアントを最新版に更新していただいた。スマートフォンアプリも更新していただいた。すると、東京大学のテスト用Zoomミーティングや授業のZoomにもアクセスできたとのこと。
  • 定期的にZoomクライアントを更新しましょう．
The domain associated with your email address has been claimed by UTokyo Zoom
「The domain associated with your email address has been claimed by UTokyo Zoom. Please sign up with a new email.」という内容のメールがZoomから定期的に送られてくる。どうすれば良いか
=> システム変更に伴って、任意@g.ecc から 10桁@utac にメールアドレスを変更しており、その過程で誤ってアカウント作成の手順を行なってしまったとのことだった。
すでにSSOでのサインインはできているようだったので、
・メールについては無視して問題ない
・30日経つとメールは届かなくなるので、それまで辛抱してほしい
という旨をお伝えした
  • @g.ecc.u-tokyo.ac.jpもしくは@utac.u-tokyo.ac.jpでサインアップしようとするとこのメールが届きます。
  • 「アクティベーション途中のアカウント」という扱いになっている．
  • （6/2追記）4/18のZoomの関連ドメインに関するアップデート以降、UTokyo Zoomの管理者の設定により、@g.ecc.u-tokyo.ac.jpもしくは@utac.u-tokyo.ac.jpでのサインアップはできないようになっています（アクティベーション途中にすらなりません）。それに伴って、サインアップしようとした際に届くメールも以下のものに変わっています。

    • Hello xxxx@g.ecc.u-tokyo.ac.jp[utac.u-tokyo.ac.jp],
      Because your e-mail address ends with @g.ecc.u-tokyo.ac.jp[utac.u-tokyo.ac.jp], you must contact your organization’s Zoom account admin for a Zoom account or sign up with a different e-mail address.
      Thank you for choosing Zoom.
      -The Zoom Team

東大のZoomアカウントの利用範囲について
東大のZOOMなどのアカウントで学外の学会などの開催に利用してもよいでしょうか。
=> 「今後のウェブ会議システムの提供について（2020/11/20以降）」(https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/notice/webmeetingaccount20201120.html )のページをご案内し、これを基準にご判断いただくようお願いしました。

  • これらサービスは、ユーザーが東京大学の構成員としての研究, 教育, 勉学, 学会活動などに利用して構いません。

Zoomウェビナー登録での免責事項の設定
Zoomウェビナーで開催するシンポジウムで、入室時に参加者から「受信映像や発表資料の保存や録音等は行わない」旨の同意を取り付けたい
=> 投票の作り方と実施方法を案内した文案を作成した。
=> 「もう既にウェビナーのURLを公開してしまっていては手遅れですが、「登録を必須」にする＋"カスタムの質問"で同意するか選択してもらう、というソリューションも考えられると思いました。ウェビナー開催中に投票を起動しても、誰が同意したかのレポートはウェビナーを終了しないと閲覧できないようなので。」という自案を返信文案に追記
=> disclaimer機能を用いると、参加登録画面に「登録すると●●に同意したことになります」というような文を表示できるので、提供いただいた動画を参考に文案を書いた。
=> 一時的にWebinarライセンスを付与していただいて、管理者でない一般ユーザーでも問題なく作業できることを確認した。

  • Enable Disclaimer: Allows you to add a customizable text at the bottom of the registration page, with an optional link. Can be used to direct registrants to your privacy policy or other relevant info.

  • （参考）Customizing webinar registration（Zoom Help Center）
複数のミーティングを同時に開催したい
3会場ある講義にて、常に人が入れ替わるため特定のホストがミーティングを設定できない。
=>代替ホストの機能をおすすめする文案を作成してレビューに回した。

Webex

メールアドレスを変更してしまった
webexにサインインできない
=> 正しい手順でサインインした後にアカウントのメールアドレスを変更してしまったため。Zendeskに起票した。
  • 管理者アカウントで共通ID@utac.u-tokyo.ac.jpのメールアドレスに戻して対応して頂き、もうメールアドレスを変更しないように、と案内。
  • ちなみにZoomはSSOサインインのみのアカウント（以前のメールアドレスでのサインインを経験していないアカウント）だとメールアドレスの変更はできないみたい？
メール招待状等に自分の共通IDを載せたくない
WebEx の招待メールとカレンダーに、自分の共通IDを載せたくない。以前相談したときには WebEx の表示名を変更すれば良いと聞いたが、しかしそれをしても変わらなかった。
=> 利用しているサービスを聞いたところ、Webex Eventsとのことだった。
=> https://help.webex.com/ja-jp/neslm5k/Customize-Cisco-Webex-Events-Classic-Email-Invitations を案内した。しかし、メールの返信先が主催者である自分のメールアドレス（10桁@utac〜）のままになっているので根本的な解決にはなっておらず、できればこれを任意@g.ecc〜にしたいとのことだった。また、添付されるカレンダーのデータには自分のメールアドレスが残るのではないか、という指摘を受けた。Zendesk に起票した。
  • Zendeskで担当教員が対応しました。
  • [Webex Events のメール招待状をカスタマイズする]（https://help.webex.com/ja-jp/neslm5k/Customize-Cisco-Webex-Events-Classic-Email-Invitations ）にもある通り、招待メール等Webex Events絡みで発信されるメールの返信先メールアドレスは変更できる。
  • 添付されるカレンダーの中にも「共通ID@utac.u-tokyo.ac.jp」の情報は入っているが、このカレンダーの中身をカスタマイズするのは難しいようなので、「iCalendar の添付ファイルを含む」のチェックを外してしまうことを案内した。
  • どのWebexなのかをよく確認しましょう．
    • Webex Eventsはけっこうカスタマイズ性が高いですが，Webex Meetingでブレイクアウトセッション機能が使えるようになったのでEventsを利用する機会は減っているかも？

ECCSクラウドメール (G Suite)

ECCSクラウドメールにログイン出来ない
ECCSクラウドメールのパスワードを変更したが、Gmailで @g.ecc.u-tokyo.ac.jp にログインできていない。
=> (1) ECCSクラウドメールのパスワードを変更してから1時間経過していない (2) メールアドレス欄に{10桁の共通ID}@g.ecc.u-tokyo.ac.jpを入力している のどちらにも当てはまらないとのこと。「パスワード変更が反映されない不具合」( https://www.ecc.u-tokyo.ac.jp/announcement/2016/04/07_2162.html )に該当していると推定し、ECCS利用者メニュー( https://idm.ecc.u-tokyo.ac.jp/webmtn/ )から再度ECCSクラウドメールのパスワードを変更するようお願いをした。
  • （ちなみに）メールアドレス欄に{10桁の共通ID}@g.ecc.u-tokyo.ac.jpを入力している場合には、パスワードを入力する画面に進まずに「Google アカウントが見つかりませんでした」となります。問題の切り分けに活用してください。

UTAS

「学生情報」にて「学生情報参照」「現住所等変更入力」が表示されない
UTASにアクセスして「学生情報」→「現住所等変更入力」からメールアドレスを確認しようとしたが、「現住所等変更入力」が表示されない。
=> Zendeskで起票するとともに、所属部局への問い合わせを案内した。
=> 所属部局ではこれらの項目を非表示にしていること、情報の照会は所属部局に問い合わせてほしいことを返信した。
  • UTASの挙動は所属部局によって異なることがあります。今回の事例は、システムの不具合ではありませんでした。

ITC-LMS

履修登録せずにITC-LMSのコンテンツを閲覧したい
履修登録していないため、履修登録期間を過ぎるとITCLMSに登録されないと思うのですが、それ以降もITC-LMSに登録する方法、もしくは授業情報を取得する方法がわかりません。
=> 教員が「履修者範囲設定」を変更するか、教員が学生を個別にコース登録する必要があるため、どちらにしても担当教員に連絡することをおすすめした。
転送先メールアドレス
ITC-LMS の「転送先メールアドレス」「連携メールアドレス」に、UTASのE-Mail2のアドレスが表示される
=> UTASとの連携に問題が生じることがある。当面は「手動登録メールアドレス」を利用いただきたい。
受講登録について
ITC-LMSの時間割には履修登録したものが自動で反映されるのでしょうか？それともITC-LMS上で受講登録ボタンを押して反映させるものなのでしょうか？
=>UTASでお気に入り登録済みだと翌日にITC-LMSでも自動で登録されますが、登録されていないようだったら自分でITC-LMSで受講登録をお願いします。
また、UTASのお気に入り登録の場合、履修登録期間が終了すると解除されることがあるため、その点はご注意ください。
編入生の方だったので、少しシステムが違っており戸惑いましたが、**さんにサポートしていただけたので助かりました。

UTokyo Account

UTokyo Accountにサインイン出来ない
UTokyo Accountのパスワードを前日に変更してからログインできなくなった。そのため、ZoomのSSOでのログインもできなくなり、授業が開始できなくなった。
=>Zendeskに起票済み。UTokyo Accountにサインインできないため、事前に登録しているzoom会議室にホストとして入室できず、授業を開始できなかった。ホストより前の参加を許可していなかったので、授業を開始する代替手段を考えつくことができず、その場で解決することができませんでした。
  • 担当教職員の方で調査していただいたところ、在籍情報が3月末までの登録となっていたようで、UTokyo Account他すべてのサービスがアカウント停止状態になっていた。部局の人事担当にご相談いただくよう案内。

Microsoft 365 (Office)

MacでWordの編集ができない
UTokyo AccountでMicrosoftにログインしたのですがwordで資料の編集、作成を行うことができません。
=> 現在のOfficeのライセンスを削除して、改めてOfficeにUTokyo Accountでサインインして、ライセンス認証を行う手順をご案内する文案を作成した。
  • 特にUTokyo Accountのパスワードを変更した後に、稀にライセンス認証がうまくいかないことがあるようです。
  • macの場合は、ライセンス削除ツールを利用してから、再度サインインすることでライセンスが付与されます。 Mac で Office のライセンス ファイルを削除する方法（Microsoftサポート）
  • Windowsの場合は、現時点では削除ツールが用意されていないようです。

授業に入れない

  • 繰り返しになりますが、授業URLを直接教えないでください。ただし、ITC-LMSの該当授業のリンクを送ることは構いません。
  • 授業URLが見つからない場合は、可能であれば教員へ直接連絡、連絡先が分からない場合は授業入室トラブルフォームで報告するように案内してください。
  • 参考情報
授業URLを教えて欲しい
**の授業のzoomのURLを教えて欲しい
=> 直接URLを教えることはできないとして、ITC-LMSの該当授業のリンクを送った。また初年次ゼミナールだったため、ガイダンスのページのURLも案内した。
「このミーティングは最大人数に達しています」
授業の参加人数が300人を超えて入室できない
=> 授業入室トラブルフォームでお問い合わせいただくようご案内しました。
授業URLが見つからない
授業URLが見つからない。ITC-LMS, UTIL Lite, シラバスは見た。
=> 基本的にそれらのどこかには掲載されるはず。可能であれば教員へ直接連絡、連絡先が分からない場合は授業入室トラブルフォームで報告するようお願いした。
「ホストがこのミーティングを開始するのをお待ちください」
zoomでの授業が始まらないのですが、その場合どこに連絡すればよいですか。授業開始時間から随分経つのに、ミーティングをホストが開始するまで待機していますの画面から動きません。
=> 担当の先生がまだ授業を開始していない可能性が高い。まずはURLが変わっていたり休講となっていたりしないか、ITC-LMSやUTASを確認するように伝えた。
それでも何も情報がない場合には、UTASなどにあれば担当の先生の連絡先に直接連絡するか、「授業入室トラブル報告」に進んでもらうようにした。
ECCSクラウドメールのZoomアカウントで入室するよう指示される
シラバスに「10桁の番号で始まる東大Googleアカウント (例: 1234567890@g.ecc.u-tokyo.ac.jp)でのZoom入室を出席とする．」と書いてある科目があるのですが，uteleconに書いてあるとおりにZoomの設定をすると1234567890@utac.u-tokyo.ac.jpになります。どうすればいいでしょうか？
=> シラバスの記載が間違っています。現在@g.ecc.u-tokyo.ac.jpで終わるZoomアカウントを作成することはできません。教員側で@utac.u-tokyo.ac.jpで入れるよう設定を変える必要があり、当サイトでお知らせ( https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/notice/20210409-zoom-settings )も出しているのですが、周知が行き届いていない現状です。Zoom授業に入れるか不安な場合は、お手数ですが担当教員の方へメール等でご連絡いただくとよろしいかと存じます。

  • 特に，授業において，学生に対しECCSクラウドメールのZoomアカウント (@g.ecc.u-tokyo.ac.jp) でのサインインを指示することがないよう，ご注意ください． (https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/notice/20210409-zoom-settings)

  • 必要であれば、Zendeskに起票して、教職員が対応することもできます。

その他

ECCS利用権 なし
ECCSアカウントについて、アカウント情報には「ECCS利用権 なし」と表示されているが、これは問題ないのか？
=> ECCS利用権がなくてもECCSクラウドメールは利用できる。ECCS新規利用者講習会で合格することでECCS利用権が付与され、ECCS端末が利用できるようになると案内した。
ECCS 端末でZoomに接続したい
ECCS端末でzoomに接続したい。
=> https://www.ecc.u-tokyo.ac.jp/announcement/2020/03/23_3147.html を案内した
=> なぜかECCS端末がWi-Fiに繋がっていないとのことで、別の端末を使ってみるように案内した。
  • ECCS相談員の勤務場所であれば、ECCS相談員に相談することも提案できるかと思います。
UTokyo WiFiのパスワード通知メールが届かない
UTokyo WiFiのパスワード通知メールが届かない。
=>1か月ほど前にUTASのメールアドレスにGmailを登録した、とのことです。Gmailではメールが遅延する場合があります。メールが来るまで待つとのことでしたが、どうしても来ない場合は登録メールアドレスをECCSクラウドメールに変更して、変更の翌日以降に再度UTokyo WiFiのアカウント申請をお試しいただくようにお願いしました。
  • iCloud->届かない
  • Gmail->時々遅延する
  • ECCSクラウドメール->推奨
  • （参考）UTokyo WiFi
キャンパスでのオンライン授業の受講
zoomの声出しが可能な教室はどうやって確認すればいいですか？（教養学部前期課程生）
=>下記URLの中の【 キャンパス内で利用可能な教室 】のところのURLからご覧いただけるとお伝えした。
https://www.c.u-tokyo.ac.jp/zenki/news/kyoumu/2021S_jugyoujissi_CautionaryPoints0405.pdf
お礼の言葉
最後に、「こちらこそありがとうございました。チャットを初めて利用させてもらいましたが、本当に助かりました。ありがとうございました！」とのお言葉を頂きました。こういう言葉が何よりも嬉しい。嬉しいので皆さんにお裾分けです。
  • 🥰
公開日
更新日
編集者
Sae Tokunaga