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サポーターミーティング(2021年6月16日)

司会：中條
説明：中條
書記：和田
参加者：サポーター18名　教職員4名

オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。

事務連絡

[Googleドキュメント]()

最近の情報更新など

最近の事例から

Zoom

macOSで「セキュリティとプライバシー」の設定を変更できない
macOSの設定画面「セキュリティとプライバシー」で，Zoomにチェックをつけようとしても，グレーになっていてチェックできない．
=> 画面左下にあるカギマークをクリックして，環境設定のロックを解除することで、チェックボックスをチェックできるようになる．
  • 最近のmacOSはセキュリティが厳しく、マイクやカメラ、画面共有などの機能を初めて使う時には、OSの設定を変更する必要があります。
  • マイクとカメラの許可は、Zoomのインストール時にダイアログが表示されますが、画面共有は自分で設定画面から設定する必要があります。設定箇所がいくつかあって紛らわしいので、必要に応じてZoomのヘルプ（「Mac OSでZoom ClientとZoom Roomsを使用する」）を参照してください。
  • 自分が使っていないOSの場合は案内が難しいかもしれませんが、#helpなどで情報を共有しながら対応いただければと思います。
ウェビナーの上限人数を増やせるか
500人のウェビナーを申し込み、ウェビナーをスケジュールしているが、まもなく当該ウェビナーの登録人数が500人に達しそう。上限人数3000人のウェビナーライセンスに変更できるか。上限を増やすか参加を締め切るか迷っている。
=>ライセンスの変更は担当部署で調整を行なうので，情報戦略チームまで連絡してほしい．ただし，難しい可能性が高い旨，文案を作成した
=>ストリーミング設定で対応可能か尋ねる文案を作成した．
  • Zoomのライセンスに関するお問い合わせも相変わらず多いです。対応を今一度ご確認ください。
  • 基本は情報戦略チームで対応：まず、ライセンスの付与は本部情報戦略課情報戦略チームがそれぞれ個別に調整を行なっています。申請内容の変更や催促といった個別の事情がある場合には、情報戦略チーム（jouhousenryaku.adm [at] gs.mail.u-tokyo.ac.jp）に問い合わせるように案内してください。（これはuteleconのページやライセンスの申請フォーム送信後に届くメールにも記載されていないので、こちらが案内しない限り相談者の方はこの連絡先を知りません。）
    • （6/25追記）申請内容の変更や催促など、これまで情報戦略チームに問い合わせるようご案内していたお問い合わせも、ZendeskのZoomグループにて対応できるようになりました。今後は（チャット・Zoomからのお問い合わせの場合はZendeskに起票して、）Zoomグループに割り当てるようお願いします。
    • 申請期限を過ぎている場合等でも極力柔軟に対応したいとのことですが、急なライセンス付与や変更は難しい場合も多いです。
  • 急遽で対応が難しい場合の代替策：それでもできる限り相談者の方が目的の会議やイベントを開催できるよう、以下のような代替策をご提案してください。使い慣れないツールだと思うので、使い方等も併せてご案内いただけるとよいと思います（その際に参考になりそうなリソースも併せて以下にまとめておきます、沢山あってわかりにくいので）。
  • 最終的には500人で締め切られたとのことです。
  • ライセンスがつかないと会議の設定ができないため、実際に会議をする日よりも少し早めにライセンスを付与してもらうように申請をすると良いです。
  • ライセンス関連の問い合わせについては、情報戦略チームの方に一元化するかもしれません。また追って連絡します。
Zoomミーティングが40分で終了してしまう．
個人のZoomアカウントで作成したミーティングを使っていたが、40分で切れてしまうため，東大のZoomアカウントでミーティングを設定し直したい．これまで使っていたIDとパスワードを引き継ぐことはできるか．
=> 今使っている東大のアカウントを削除し，以前に使っていた個人のZoomアカウントのメールアドレスを10桁の共通IDに変更する（参考: 「SSOで正しい東大のZoomアカウントにする」ことで，以前のIDとパスワードを使い続けた上で，時間制限のないミーティングができる．ただしかなり手間がかかるため、今使っている東大のアカウントで新しくミーティングを設定した上で，URLを再度周知することをおすすめした。
=> この場合過去の授業の録画を残すことはできるのか，という趣旨の質問を受けた．クラウド録画かローカル録画かを確認したが、無料アカウントではクラウド録画はできないので確認は不要であることに気がついた。過去の録画はパソコンに保存されているとのことだったので，パソコンに保存されている録画はアカウントを変更しても影響は受けないことをお伝えした．
=> 新しい授業URLの周知については，特に不明点はないとのこと．また，学生にもITC-LMSを通じてトラブルの概略をお伝えしたとのことだった．
=> Zoom窓口で、東大アカウントにサインインしていただき、スケジュールしたミーティングをご覧いただいた。スケジュールしたミーティングから「招待リンク」からミーティングURLを確認する方法を案内し、u-tokyo-ac-jpが含まれたURLであることも確認した。このURLをITC-LMSを通じて学生さんに周知いただくようお願いした。また，ミーティングを開始する際には東大のZoomアカウントでサインインしていただくこと，また事前のテストを推奨することを合わせてお伝えした．
  • 5/26のミーティングで取り上げた、「Zoomの授業の途中でミーティングが終了する」という相談者の方からの再度のお問い合わせでした。前回のお問い合わせ後もこの先生の授業のシラバスにはUTokyo Zoomでないアカウントで作成されたと思わしきミーティングのURLが掲載されたままだったため心配していたのですが、再度お問い合わせいただいたおかげで解決したようです。解決まで沢山のサポーターの方にサポートいただきました、皆さんありがとうございました。
  • オペレーター対応に当って勿論高度な知識も役立ちますが、本件では相談者の方の知識レベルに応じて説明をする能力の重要さを改めて実感しますね。この相談者はあまりシステムに詳しくない方のようでしたが、ミーティングURLの確認や、URLの周知、ミーティング開始前の東大のZoomアカウントでのサインインなど、重要な点をきちんと漏れなく確認していただいたと思います。
  • また、ミーティングIDを引き継ぐことはできるが少し手間の掛かるアカウントの移行を行なうのか、それともURLを再度周知するのか、相談者の方にとってどちらの手間が大きいのか検討いただいたのも重要な点です。唯一の正解が存在する問題ばかりではありませんが、相談者の方の状況や知識レベルに応じて適切な解決策をご提案いただいたよい例だと思います。
  • 最後はZoomサポートを活用いただいたのもナイスだったと思います👍

ECCSクラウドメール (G Suite)

ログインできない
ECCSのメールアドレスでGoogleにログインできない。
=> Google (Classroom) のログインの際には（ローカルパート）@g.ecc.u-tokyo.ac.jpを使用しなければならないことを伝えた。

UTAS

ログインできない
「[Error] あなたは現在このシステムを利用することができません」と表示され，UTASにログインできない．
=> 利用権限が付いていないように思われたので，所属の部局に問い合わせていただくように案内した
  • 特に新年度によくあるお問い合わせですね。対応はほぼ定式化しているので、このエラー文と対応方法は頭に入れておくとよいと思います。
  • 前提を確認：UTASにはUTokyo Accountを使ってサインイン（＝安田講堂画面）するようになっています（SSO）。
  • エラーの解説：「[Error] あなたは現在このシステムを利用することができません」というエラーは、安田講堂画面のUTokyo Accountの認証は突破できているのだけれども、UTASの利用権限がついていないために、UTAS側が表示するエラーです。
  • 対応：UTASの利用権限は所属の部局で付与するものですので、我々の窓口ではサポートできません。所属の部局に問い合わせるようご案内してください。
  • ちなみに、こちらのエラーについてはuteleconのFAQにも掲載されています：Q.「[Error] あなたは現在このシステムを利用することができません」と表示されてログインできない場合

ITC-LMS

ITC-LMS「コース参加者登録欄」の表示内容について
ITC-LMSのコース参加者登録欄でUTASで履修登録されている学生の登録方法欄が「システム連携」になっているものと「講習会未受講」になっているものがあるのですが、何か違いがあるのでしょうか？
=>ITC-LMSの教員向けマニュアルのP147に基づいて回答した。 「システム連携」となっているものは「UTAS の履修登録もしくはお気に入りとして登録された場合」で「講習会未受講」とあるものは「ECCS オンライン新規利用者講習会用コースのテスト未受講者の場合」であると回答した。また、「ECCS オンライン新規利用者講習会用コース」は、大学のECCS端末を使用するときに受講しないといけないものであると回答した。
  • ITC-LMSにて教員側にて見られる参加者登録欄に関するお問い合わせでした。ITC-LMSの教員側の使い方や機能については、勿論知っておくに超したことはありませんが、全てを把握しておく必要はないと思います。ITC-LMSのマニュアルがITC-LMSの右上「Manual」よりダウンロードできることだけ頭に入れておき、問い合わせがあった際にはマニュアルを確認しながらご対応いただければ十分です（本件のコース参加者登録欄における表示についても、マニュアルにきちんと書いてありますし、暗記しなくて大丈夫だと思います）。（＋コモンサポーター用テストコースに登録している人は実際にITC-LMSを触ってみると何か分かったりするかもしれません。）
  • マニュアルに記載がない等、対応が困難な場合には、Zendeskに起票して教職員に対応を引き継げばOKです。
  • ちなみにUTASのマニュアルはUTASの[その他]=>[ダウンロードセンター]の中の一番初めにあります。（検索すると教員用のマニュアルも見つかりますが，基本的には相談者自身で確認いただくように案内するのが良いと思います．）
  • UTASの教員用マニュアルについては、今後コモンサポーターのみ閲覧可能にするかもしれません。また追って連絡します。

Microsoft 365 (Office)

Teamsが使えない1
Microsoft teamsを利用できない
=>以前は利用できていたが、最近利用できなくなったとのこと。そもそも東大アカウントではteamsの利用は出来ない設定になっている。ミーティング主催者に利用方法を確認するように案内した。
Teamsが使えない2
数日前からTeamsにサインインできなくなった。東京大学を選択すると、「組織へのアクセス権がありません。別の組織を選択するか、管理者に詳細をお問い合わせください。」というメッセージが出る。
=> Microsoft 365 担当に割り当てて、アカウントの確認をしていただいたところ、UTokyo Accountへのログイン記録が存在しないということだった。想定される要旨だけまとめた。
=>UTokyo Accountでサインインする全学向けTeamsには、サインイン失敗履歴を含め全く利用履歴が無かったため、他部局のTeamsの問題の可能性があります。 https://myaccount.microsoft.com/ からサインインしているアカウントを確認して、問題のアカウントの発行元にお問い合わせください。
  • Teamsは教職員には有効化されていますが、Teamsを使うことができない我々学生には対応が難しい場合が多いかと思います。Zendeskでは教職員のバックサポートがありますので、必要に応じて適当なグループに担当を割り当ててください。
  • 本件の場合も、管理者の方にログを調査していただいたことで、UTokyo AccountのTeamsには利用履歴がないことがわかり、問題の切り分けを行うことが出来ました。
  • 我々の窓口でサポートできるのは、基本的にUTokyo Accountのアカウントのみですので、部局単位で利用しているアカウントで不具合が発生している場合にはそちらの窓口に問い合わせていただくことになります。
  • ちなみに、本件では部局の問い合わせ先がわからないというお返事がありましたので、メールアドレスを元に問い合わせ先をお調べするところまでサポートしました。全てをサポートすることは不可能でも、可能な範囲で少しでもお力になれると嬉しいですね。
公開日
更新日
編集者
Sae Tokunaga