サポーターミーティング(2021年6月30日)

ウェビナーライセンスの申請が通っているか知りたい

Zoomウェビナーの利用申請をしたが、利用が可能か否かの連絡がきていない。学会の開催に利用するため、承認されているかどうかを確認したい。
=> Zoom担当に回して確認いただいた上で、承認されている旨の文案を作成した。

Zoomの大規模ミーティング・ウェビナーライセンスの申請内容の変更や催促など、これまで情報戦略チームに問い合わせるようご案内していたお問い合わせも、ZendeskのZoomグループにて対応できるようになりました。今後は（チャット・Zoomからのお問い合わせの場合はZendeskに起票して、）Zoomグループに割り当てるようお願いします。

Google ドライブでのファイルの共有について1

（再掲）ファイル形式の指定はありますか。
=>動画ファイルでは以下の形式が対応している。
> WebM、.MPEG4、.3GPP、.MOV、.AVI、.MPEGPS、.WMV、.FLV (https://support.google.com/drive/answer/37603?hl=ja )

リンクいただいたページに記載がある通り、アップロードするだけであれば、Google Driveにはあらゆる形式のファイルをアップロードすることができます。ブラウザ上でプレビューできるファイル形式は、あげていただいた通りです。
リンク先には動画以外にもプレビューできるファイル形式が列挙されていますので、必要に応じて確認してください。

Google ドライブでのファイルの共有について2

（再掲）動画をアップロードしたい。かなり大容量のものだが、Google Driveにはファイルの容量制限はあるか。
=> ECCSクラウドメールのアカウントでGoogle Driveをご利用いただく場合には容量は無制限です。ただし、1ファイルあたりの容量制限は5TBです。

クラウドメールのGoogleドライブは、通常のGmailアカウントと違いユーザ一人あたりの容量制限はありません(参考 G Suite for Education: よくある質問 )が、大学の活動と関係のないファイルの置き場としては使わないようにしてください。
（Googleドライブの使い方 - ECCS広報）
Google ドライブに保管できるファイルサイズの上限は次のとおりです。
（中略）
・その他すべてのファイル
5 TB まで。
（Google ドライブに保管可能なファイル - Google ドライブヘルプ）
Googleのヘルプを見る限り、2022年7月以降ECCSクラウドメール全体（東京大学全体）の容量には制限が付く可能性はありそうですが、情報基盤センターでの対応は未定のようです。変更がある場合は広報されるはずです。

Google ドライブでのファイルの共有について3

（再掲）映像ファイルをダウンロードされたくないのだが、そのような設定はできるか。
=> uteleconの「録画ファイルを Google Drive にアップロードする」を案内した。ただし、確認したところスクリーンショットが古くなっていたため、手元でダウンロードの禁止設定ができるかご確認いただくようにおすすめした。
https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/faculty_members/how/google/share_video.html

Google のヘルプはこちらです：https://support.google.com/a/users/answer/9308868?hl=ja
が、一般に各システム公式のヘルプセンターの記事に比べ、uteleconの説明の方がスクリーンショットが充実しており丁寧でわかりやすくなっています。しかしそれ故に、表示が古くなってしまっている場合もしばしばあります。対応の際、もしくはその後方支援の際には、実際に自分で操作してみるとよいかもしれません。表示が古くなってしまっていることに気がついた場合には、相談者の方にその旨お伝えし、最新の設定方法や文言をお伝えするとより親切な案内になるでしょう。また対応終了後にuteleconの改善要望としてご報告いただけると助かります。
本件でもuteleconのページについてご指摘いただきありがとうございます。修正しました。
⚠興味がある人向けのおまけ：オーディオファイルの場合、再生時には一時的にローカルに保存する動作となるため、ダウンロード不可に設定して共有するとドライブ上で再生することができません。

ITC-LMSで学生に課題を再提出させたい

（再掲）ITC-LMSで学生に課題を再提出させたい。どのように設定をすればよいか。
=> 教員用マニュアルに沿って文案を作成した。

（再掲）

ITC-LMSの教員側の使い方や機能について、勿論知っておくに超したことはありませんが、全てを把握しておく必要はありません。ITC-LMSのマニュアルがITC-LMSの右上「Manual」よりダウンロードできることだけ頭に入れておき、問い合わせがあった際にはマニュアルを確認しながらご対応いただければ十分です（本件のコース参加者登録欄における表示についても、マニュアルにきちんと書いてありますし、暗記する必要はありません）。（＋コモンサポーター用テストコースに登録している人は実際にITC-LMSを触ってみると何か分かったりするかもしれません。）
マニュアルに記載がない等、対応が困難な場合には、Zendeskに起票して教職員に対応を引き継げばOKです。
ちなみにUTASの学生向けマニュアルはUTASの[その他]=>[ダウンロードセンター]の中の一番初めにあります。

Aセメスターの講義が表示されない

ITC-LMSでAセメ科目が表示されない（教員の代理の職員さんからの質問）
=>Aセメ科目は、開講1ヶ月前の8月下旬くらいから表示される、と回答した。

ソースは情報基盤センターのITC-LMS広報ページおよび以下のFAQにあります。
学務システム (UTAS) で登録済みの講義については自動でコース登録されますが、コース登録時期は、開講の約 1 ヶ月前になります。
（ITC-LMS のコース登録時期について - ECCS FAQ）
uteleconに加えシステムごとの公式ページやマニュアルなど、情報源が多岐にわたっており大変ですが、相談員Webサイトやuteleconの横断検索を適宜活用するとよいでしょう。
一瞬で目的の情報を引っ張ってくるエスパー使いの方もいらっしゃるようですが、回答を用意するのに利用者の方に少し待ってもらうことになるのはやむを得ないものです。焦る必要はありませんので考え得る情報源をいくつか当ってみて、暫く探しても見つからないようであれば遠慮無くZendeskに起票すれば大丈夫です。

Teamsが使えない1

（再々掲）Microsoft teamsを利用できない
=>以前は利用できていたが、最近利用できなくなったとのこと。そもそも東大アカウントではteamsの利用は出来ない設定になっている。ミーティング主催者に利用方法を確認するように案内した。

まず、ご案内くださったように、東大のMicrosoftアカウントにおいて、Teamsは教職員にのみ有効化されており、学生には有効化されていません。
どうしてもTeamsを利用したい場合には、UTokyo Accountのアカウントとは別に、ECCSクラウドメールを用いて無償の学校・学生用Microsoft Office 365のアカウントを取得するという方法がありますが、複数のMicrosoftアカウント（UTokyo Account含む）の併用は切り替えが難しいので推奨していないとのことです。
- 参考：Chromeで複数のMicrosoftアカウントを使い分ける

Teamsが使えない2

（再々掲）数日前からTeamsにサインインできなくなった。東京大学を選択すると、「組織へのアクセス権がありません。別の組織を選択するか、管理者に詳細をお問い合わせください。」というメッセージが出る。
=> Microsoft 365 担当に割り当てて、アカウントの確認をしていただいたところ、UTokyo Accountへのログイン記録が存在しないということだった。想定される要旨だけまとめた。
=> UTokyo Accountでサインインする全学向けTeamsには、サインイン失敗履歴を含め全く利用履歴が無かったため、他部局のTeamsの問題の可能性がある。 https://myaccount.microsoft.com/ からサインインしているアカウントを確認していただきたい
=> ある部局のメールアドレスでサインインしていたとのことだったため、部局の担当窓口をお伝えした。

本来Teamsは教職員には有効化されているのにもかかわらず、サインインできなくなったという事例でした。
教職員に該当の方のログを調査いただいたことで、おそらくUTokyo Account以外でTeamsを利用していたのだろうと推測することができました。
我々の窓口でサポートできるのはUTokyo Accountのアカウントのみですので、部局単位で利用しているアカウントで不具合が発生している場合にはそちらの窓口に問い合わせていただくことになりますが、具体的な窓口をお調べするところまではお手伝いできました。

OneDriveアプリにサインイン出来ない

[チャット対応] MacのOneDriveアプリにサインインできない。
=> @utac.u-tokyo.ac.jpを入力してもUTokyo Accountの入力まで行きつかない。
=> https://portal.office.com/ を一度も訪れていないために、そもそもMSアカウントが作成されていない可能性を考えて、Webからのサインインを試していただいたところ、正しくサインインできたとのこと。
=> OfficeのWebから右上の「アカウントを表示」→最下部の「サブスクリプション」を見て、“Office 365 A1 for students”と“Microsoft 365 A3 for students use benefit”の2つが表示されていることを確認した。そこで再度OneDriveアプリからサインインをしていただいたが同様のエラーが表示されてしまった。オペレーターでの解決が困難に見受けられたため起票した。
=> [メール対応] 管理者が確認したところ、UTokyo Accountには正しくサインインできていることがわかった。
=> Mac App StoreのOneDriveアプリはOneDrive for Businessに対応していないと書いている記事を発見したため、Microsoftのサポートページ(https://support.microsoft.com/ja-jp/office/d11b9f29-00bb-4172-be39-997da46f913f )から最新の同期アプリをダウンロードしてもらうよう文案を作成した。
=> アプリの再インストールをしても問題が解決しなかった。ブラウザ版のOneDriveにはアクセスできるとのことだった。
=> 急にサインインできるようになったと連絡をいただいた。ただし、「申し訳ございません、OneDrive で問題が発生しました。この問題を報告してサポートを受けるか、または OneDrive をリセットしてみてください。OneDrive をリセットすると、OneDrive アプリケーションを再設定する必要があります。」というエラーが表示され、「リセット」ボタンを押してもエラーが解決しないとのこと。
=> 既に出ていた情報をもとに、以下の情報をまとめて文案を作成
● Microsoftのサポートページ(「OneDrive をリセットする」)に記載の手順でOneDriveのリセットをする
● リセットをしてもうまくいかない場合、「アプリがスタンドアロン版とApp Store版のどちらか」「エラーメッセージの内容・スクリーンショット・エラー発生日時」を返信して頂きたい
● 上記手順が難しい場合はZoomの音声通話でサポートできる
=> [Zoom対応] MicrosoftのOnedriveアプリのリセットを実行したところ正常に起動できたようであった。管理者が確認したところ、OneDriveSyncEngineでの成功ログが初めて検出された。もし今後も同様の不具合が生じたら、再度具体的な状況とともにメールで問い合わせていただくよう案内した。

沢山の方のご協力のおかげで長期戦の末、解決しました👏嬉しさを皆さんと共有したい気分だったので取り上げてみました。
以上の内容を頭に入れて今後は同様の事例に対応出来るように！と取り上げている訳ではありません（勿論、対応出来るに超したことはありませんが）。Officeはこのようなよく分からないお問い合わせが定期的に寄せられる印象ですが、Zendeskに起票して教職員の方々とゆっくり策を練りましょう。
（おまけ） macOSのOfficeアプリには、「スタンドアロン」版（portal.office.com からダウンロードするもの）と App Store 版（Mac App Store からダウンロードするもの）があり、後者は一部機能に制限があります。手元で確認したところ既に修正済みのようでしたが、以前は勤務報告に書いていただいた通り、App Store 版だと OneDrive for Business にサインインできなかったようです。OneDriveについては「バージョン情報」をクリックすると、「スタンドアロン」版の場合はそう書いてあります。（App Store版のOneDriveの場合、またOneDrive以外のOfficeアプリの場合は特に記載がありません。）

ECCS Tutor's page

サポーターミーティング(2021年6月30日)

事務連絡

最近の情報更新など

最近の事例から

Zoom

ECCSクラウドメール (Google WorkSpace)

ITC-LMS

Microsoft 365 (Office)